Sayıştay'dan üniversitelerde özel firmalar tarafından düzenlenen kongrelere dair emsal karar!

Sayıştay Başkanlığı tarafından Balıkesir Üniversitesinde 2018 yılında yapılan denetimlerde; Bilimsel Bir Kongrenin Üniversite İmkanları Kullanılarak Özel Bir Şirket tarafından gerçekleştirilmesi mevzuata aykırı bulundu.

Sayıştay Başkanlığı yapmış olduğu tespite gerekçe olarak;

1- Üniversitenin ismi, resmi logosu, akademik itibarı ve hizmet binaları kullanılarak üniversitede eğer böyle bir kongre düzenlenecek ise bahsi geçen kongrenin esasında Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ile Necatibey Eğitim Fakültesi Dekanlığı işbirliği içerisinde gerçekleştirilmesi gerektiğini,

2- Söz konusu kongre organizasyonuna ilişkin olarak eğer üniversite tarafından bir organizasyon hizmeti alımına ihtiyaç var ise de bu hizmet alımının da Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve/veya Necatibey Eğitim Fakültesi Dekanlığı tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde üçüncü kişilerden temin edilmesi gerektiği,

3- Ancak mevcut durum itibariyle; üniversitenin ismi, resmi logosu, akademik itibarı ve hizmet binaları kullanılarak üniversitede gerçekleştirilen söz konusu kongre organizasyonunda Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü'nün tamamen devre dışı bırakıldığı, özel bir şirketin üniversitede yetkisiz bir şekilde bir faaliyette bulunmasına izin verildiği,

İfadeleri yer aldı.

İŞTE SAYIŞTAY RAPORU

BULGU 1: Bilimsel Bir Kongrenin Üniversite İmkanları Kullanılarak Özel Bir Şirket Tarafından Gerçekleştirilmesi

Özel bir firma tarafından Kamu İdaresinin imkanları da kullanılarak düzenlenen bilimsel kongrede mevzuata aykırı uygulamalar tespit edilmiştir.

Eğitim ve danışmanlık hizmeti veren bir şirket tarafından 12.06.2018 tarihinde Balıkesir Üniversitesi Necatibey Eğitim Fakültesi Dekanlığına gönderilen yazı aşağıdaki gibidir.

" Ülkemizin köklü eğitim kurumlarından biri olan ve Ülkemizin saygın fikir insanlarını yetiştiren Necatibey Eğitim Fakültesi'nde, uluslararası ölçekte bir kongre yapılmamış olmasından hareketle, 26-28 Ekim 2018 tarihleri arasında Uluslararası Necatibey Eğitim ve Sosyal Bilimler Araştırmaları Kongresi (UNESAK 2018) adıyla bir kongre planlamış bulunmaktayız.

Uluslararası Necatibey Eğitim ve Sosyal Bilimler Araştırmaları Kongresi (UNESAK 2018) ... Eğitim Bilişim ve Danışmanlık Şirketi tarafından düzenlenen bir kongre organizasyonu olup; kongrenin hazırlık ve uygulanması konusunda işleyiş ekteki belgede verilmiştir.

Uluslararası Necatibey Eğitim ve Sosyal Bilimler Araştırmaları Kongresi (UNESAK 2018)'nin, Necatibey Eğitim Fakültesi ev sahipliğinde yapılması, gerek Fakültenin tarihi birikimi ve gerekse Balıkesir Üniversitesi'nin adının akademik camiada duyurulması açısından faydalı olacağı düşünülmüştür.

Bu bağlamda, Uluslararası Necatibey Eğitim ve Sosyal Bilimler Araştırmaları Kongresi (UNESAK 2018)'ni Necatibey Eğitim Fakültesi'nde yapmamız konusunda gereğini bilgilerinize arz ederim."

Yukarıda yer verilen şirket yazısının eki olan şirket taahhüt yazısı ise aşağıdaki gibidir.

"... eğitim bilişim ve danışmanlık şirketi olarak, 26-28 ekim 2018 tarihleri arasında yapmayı planladığımız uluslararası Necatibey eğitim ve sosyal bilimler araştırmaları kongresi (unesak 2018) ile ilgili aşağıda belirtilen sorumlukları yerine getirmeyi taahhüt etmektedir.

1- Kongre tanıtımı için web sayfası hazırlanması ve yayınlanması,

2- Kongrenin duyurulması afiş, mail ve sms yoluyla duyurulması

3- Kongreye gelen bildirilerin hakemlere yönlendirilmesi, kabul edilen bildirilerin sunumunun sağlanması,

4- Kongre bildiri sürecinin takip edilmesi,

5- Kongre programının düzenlenmesi ve ilan edilmesi

6- Kongreyle ilgili yapılacak olan yeterli miktarda: masa bayrağı, kırlangıç ve flama bayraklar, yelken bayrak, A3 afiş, davetiye, broşür, roll-up ile her bir katılımcı için yaka kartı kartı, dosya, katılım belgesi, program ve benzeri katılım belgeleri kırtasiye giderlerinin hazırlanması.

7- Kongrede kullanılacak, plaket, çiçek, çikolata vb ikramların temin edilmesi

8- Kongrenin gerçekleştirileceği salonların teknik hazırlıklarının (ışıklı fon, vinlex büyük boy afişler, kırlangıç, vb.) gerçekleştirilmesi,

9- Yurtiçi ve yurtdışı çağrılı konuşmacıların gidiş-dönüş ulaşım giderlerinin karşılanması,

10- Kongrede katılımcılara verilmek üzere sırt çantası ve içerisine kırtasiye malzemeleri (kongre logolu kalem ve defter) temin edilmesi

11- Kongre katılımcıları ve davetli konuşmacıların şehir içi transferlerinin karşılanması

12- Kongre program kitapçığının hazırlanıp basılması,

13- Kongreye gönderilen bildirilerin özetlerinden oluşan bildiri özetleri kitabının basım işleri

14- Kongrede sunulan bildirilerin tam metinlerinin kitap olarak hazırlanıp basılması.

15- Kongrede görev alacak kişiler için kongre logo baskılı tişört temin edilmesi.

16- Kongreyle ilgili baskı ve yayın işlerinin tasarımları Şirket tarafından yapılacaktır,

17- Kongre katılımcıları, kongreye katılım için bir miktar ücret ödeyecek olup, ödenecek miktar web sayfasında ilan edilecek ve yine web sayfasında verilecek şirket hesabına ödenecektir. Kongrenin bu belgede bahsedilen tüm masrafları, şirket tarafından karşılanacaktır.

18- Kongre Necatibey Eğitim Fakültesi Ev sahipliğinde ve fakülte sınıflarında yapılacağından; Kongreye katılan Necatibey Eğitim Fakültesi mensubu katılımcıların ücretsiz olarak katılımlarının sağlanması; Necatibey Eğitim Fakültesi haricindeki Balıkesir Üniversitesi' mensubu katılımcıların yarı ücretle katılımlarının sağlanması, aynı şekilde Milli Savunma Üniversite Balıkesir Karaastsubay Meslek Yüksekokulu mensubu katılımcılarının ücretsiz olarak katılımlarının sağlanması Hususlarını yerine getirecektir."

Yukarıda yer verilen şirket yazısına istinaden Balıkesir Üniversitesi Necatibey Eğitim Fakültesi Dekanlığı ile bahsi geçen şirket arasında anlaşmaya varılarak 26-28 Ekim 2018 tarihleri arasında üniversite kampüs konferans salonlarında Uluslararası Necatibey Eğitim ve Sosyal Bilimler Araştırmaları Kongresi (UNESAK 2018) adı ile Necatibey Eğitim Fakültesinde bir kongre düzenlenmiştir.

Kongreye ilişkin ilişkin olarak kurulmuş bulunan internet sitesinin incelenmesi neticesinde; kongrenin Balıkesir Üniversitesi Necatibey Eğitim Fakültesi Dekanlığı tarafından düzenlendiği, kongre organizasyonuna ilişkin mali iş ve işlemlerin anlaşmaya varılan şirket tarafından gerçekleştirileceği ve kongre organizasyonuna katılan kişilerin çeşitli adlar altında bu şirkete ücretler yatıracağı, belirtilmektedir.

Konuya ilişkin mevzuat ve bu mevzuat doğrultusunda yapılan değerlendirmeler aşağıdadır.

Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği'nin (31.05.1999 /23711 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır) faaliyet alanı başlıklı 2'nci maddesinde " Döner Sermaye İşletmesinin faaliyet alanına giren iş ve hizmetler aşağıda belirtilmiştir:

...

e) Seminer, konferans, panel, kurs ve benzeri hizmetler vermek,..." denilmektedir.

Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin (01.05.2007/26509 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır) "Yetkisiz tahsil ve ödeme yapılamayacak haller ile birleşemeyecek görevler" başlıklı 17'nci maddesinde "(1) Kanunların öngördüğü şekilde yetkili kılınmamış hiçbir gerçek veya tüzel kişi işletme adına tahsilat ve ödeme yapamayacağı gibi muhasebe hizmeti de veremez.(2) Usulüne göre atanmadığı halde muhasebe hizmetlerinden bir kısmını veya tamamını kendiliğinden yapanlar ile yapılması konusunda emir veren yöneticiler hakkında, Sayıştay tarafından belirlenecek mali sorumlulukları saklı kalmak üzere, adli ve idari yönden de ayrıca işlem yapılır...." aynı yönetmeliğin ihale işlemleri başlıklı 28 'inci maddesinde "(1) Mal ve hizmet alımı ile yapım işleri, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu,..... hükümlerine göre yapılır..." denilmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun "tanımlar" başlıklı 4'üncü maddesinde " Bu Kanunun uygulanmasında;...... Hizmet: (Değişik: 30/7/2003-4964/3 md.) ......., toplantı, organizasyon, ...ve benzeri diğer hizmetleri,(1)..... İfade eder." denilmektedir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun "tanımlar" başlıklı 3 üncü maddesinde " Münhasıran bu Kanunun uygulanmasında;..... g) Kamu kaynakları: Borçlanma suretiyle elde edilen imkanlar dahil kamuya ait gelirler, taşınır ve taşınmazlar, hesaplarda bulunan para, alacak ve haklar ile her türlü değerleri,...... İfade eder." Ve bütçelerden yardım yapılması başlıklı 29 uncu maddesinde " Gerçek veya tüzel kişilere kanunda veya Cumhurbaşkanlığı kararnamesinde dayanağı olmadan kamu kaynağı kullandırılamaz, yardımda bulunulamaz veya menfaat sağlanamaz....." denilmektedir.

Söz konusu kongre organizasyonuna ilişkin olarak yukarıda ilgili kısımlarını verdiğimiz mevzuat hükümleri ve söz konusu kongrenin gerçekleştirilme usulü birlikte değerlendirildiğinde;

Üniversitenin ismi, resmi logosu, akademik itibarı ve hizmet binaları kullanılarak üniversitede eğer böyle bir kongre düzenlenecek ise bahsi geçen kongrenin esasında (Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği'nin faaliyet alanı başlıklı 2 'nci maddesi gereğince) Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ile Necatibey Eğitim Fakültesi Dekanlığı işbirliği içerisinde gerçekleştirilmesi gerektiği,

Söz konusu kongre organizasyonuna ilişkin olarak eğer üniversite tarafından bir organizasyon hizmeti alımına ihtiyaç var ise de bu hizmet alımının da Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve/veya Necatibey Eğitim Fakültesi Dekanlığı tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde üçüncü kişilerden temin edilmesi gerektiği,

Ancak mevcut durum itibariyle; üniversitenin ismi, resmi logosu, akademik itibarı ve hizmet binaları kullanılarak üniversitede gerçekleştirilen söz konusu kongre organizasyonunda Balıkesir Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü'nün tamamen devre dışı bırakıldığı, özel bir şirketin üniversitede yetkisiz bir şekilde bir faaliyette bulunmasına izin verildiği,

Özel bir şirket tarafından 5018 sayılı Kanunun 4'üncü ve 29'uncu maddelerine aykırı olarak kamu kaynağı niteliğindeki üniversite konferans salonlarının bedelsiz kullanımı, kamu kaynağı niteliğindeki üniversitenin isim, logo ve akademik itibar haklarının özel bir şirket tarafından kanuni dayanak bulunmaksızın kullanımı şeklinde kanuna aykırı bir bedelsiz kaynak kullanımı durumunun ortaya çıktığı,

Özel bir şirket tarafından Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 17'nci maddesine aykırı olarak yetkisiz bir şekilde üniversitenin ismi kullanılarak kamu adına kongre katılımcılarından ücret toplandığı,

Tespit edilmiştir.

Kamu idaresi cevabında; Bundan böyle üniversitede gerçekleştirilecek kongre, konferans v.b. gibi faaliyetlerin Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından yürütüleceği, ifade edilmektedir.

Sonuç olarak Bulguda da belirtildiği gibi kongre organizasyon işlerinin özel şirket eliyle yaptırılmasının doğru olmadığı düşünülmektedir.